企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南

目 錄

1概念與基本特征

1.1 概念

1.2 基本特征

2建設目標與原則

2.1 建設目標

2.2 建設原則

3基礎設施建設

3.1機房建設

3.2網(wǎng)絡設施

3.3硬件設備

3.4基礎軟件

3.5其他設施

4 電子檔案管理系統(tǒng)建設

4.1收集功能

4.2整理功能

4.3保存功能

4.4統(tǒng)計功能

4.5利用功能

4.6系統(tǒng)管理功能

4.7傳統(tǒng)載體檔案輔助管理功能

4.8其他可選功能

5 數(shù)字檔案資源建設

5.1傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

5.2電子文件歸檔

5.3專題數(shù)據(jù)庫建設

6 制度規(guī)范建設

6.1制度建設

6.2標準規(guī)范建設

7 安全保密體系建設

8 經(jīng)費與人才保障

8.1經(jīng)費保障

8.2人才保障

9 建設步驟

9.1項目規(guī)劃

9.1.1成立項目工作組織

9.1.2制定項目方案

9.2項目立項

9.3項目實施

9.4項目驗收

9.5項目運維

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的真實記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)的憑證和無形資產(chǎn)的組成要素。企業(yè)檔案工作是企業(yè)基礎性工作，在保障企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動持續(xù)開展、資產(chǎn)保值增值和記錄企業(yè)歷史等方面具有重要地位和作用。

隨著信息技術的深入發(fā)展和廣泛應用，建設數(shù)字檔案館（室）已成為企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。建設符合國家、社會和企業(yè)信息化發(fā)展要求的企業(yè)數(shù)字檔案館（室），有利于整合企業(yè)信息資源，增強檔案信息管理與服務能力，提高企業(yè)管理水平。

1 概念與基本特征

1.1 概念

本指南所稱的企業(yè)數(shù)字檔案館（室），是指企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術固化檔案工作業(yè)務流程，對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡提供檔案信息服務和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺。

1.2 基本特征

與企業(yè)傳統(tǒng)檔案館（室）相比，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）具有以下特征：

1）檔案資源數(shù)字化

通過對企業(yè)各類信息系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和對紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲各種檔案信息。

2）檔案管理信息化

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）將檔案管理業(yè)務流程固化在電子檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的自動化管理，檔案的收、管、存、用通過信息技術手段來實現(xiàn)。

3）檔案服務知識化

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）利用知識管理、大數(shù)據(jù)等理念和技術，創(chuàng)新檔案利用方式和方法，對檔案信息進行深層次加工和知識化組織，以檔案利用需求為導向，有針對性地主動為企業(yè)提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務。

2 建設目標與原則

2.1 建設目標

通過企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的建設，實現(xiàn)企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展，全面提升檔案管理、開發(fā)共享服務能力，促進企業(yè)提高管理水平，增強核心競爭力，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐。

2.2 建設原則

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設應堅持以下原則：

1）統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施

企業(yè)應將數(shù)字檔案館（室）建設納入企業(yè)信息化建設規(guī)劃，做到同步規(guī)劃；建設企業(yè)數(shù)字檔案館（室）應做好總體架構、技術方案的規(guī)劃，系統(tǒng)建設應考慮可擴展性和兼容性；應根據(jù)現(xiàn)有條件有計劃、有步驟地建設企業(yè)數(shù)字檔案館（室），充分保證每一階段工作目標的實現(xiàn)。建設過程中檔案部門要與企業(yè)信息化部門、業(yè)務部門、保密部門等協(xié)同工作。

2）需求導向，利用優(yōu)先

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設應圍繞企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等企業(yè)中心工作，優(yōu)先建設重要檔案資源。檔案資源數(shù)字化應以需求為導向，對利用頻繁、形成年代相對較早、價值珍貴的檔案應優(yōu)先進行數(shù)字化。網(wǎng)絡架構應有利于檔案信息資源的共享利用，電子檔案、檔案數(shù)字化復制件存儲格式的選取應符合長期保存需要，便于利用，電子檔案管理系統(tǒng)功能實現(xiàn)、界面等應盡可能符合用戶操作習慣。

3）安全保密，合法合規(guī)

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設應遵守國家法律法規(guī)和標準規(guī)范，建立健全安全保密管理制度，確保檔案信息安全。應按照安全保密要求開展電子檔案管理系統(tǒng)設計、實施、運行和維護。

3 基礎設施建設

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）基礎設施建設應充分考慮檔案信息安全、保密的需要，盡量選擇技術上自主可控的設施設備。

3.1 機房建設

機房建設應根據(jù)數(shù)字檔案館（室）運行需求和機房建設基本要求，充分利用企業(yè)現(xiàn)有信息化基礎條件，通過改造、添置設備等方式，建設滿足數(shù)字檔案館（室）運行要求的機房；涉密機房建設應符合國家有關保密規(guī)定。

3.2 網(wǎng)絡設施

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的網(wǎng)絡應接入企業(yè)網(wǎng)，并與互聯(lián)網(wǎng)隔離，管理涉密檔案的數(shù)字檔案館（室）網(wǎng)絡應與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。也可以建立企業(yè)檔案部門局域網(wǎng)。網(wǎng)絡建設應考慮電子文件收集、歸檔和電子檔案管理、利用需要，網(wǎng)絡帶寬等性能應能適應圖像、音頻、視頻等各類數(shù)據(jù)的傳輸要求。

3.3 硬件設備

根據(jù)電子檔案管理系統(tǒng)及基礎軟件系統(tǒng)部署和高效穩(wěn)定運行需求配備服務器。根據(jù)科學、可行的存儲備份策略，配備穩(wěn)定與適當冗余的數(shù)據(jù)存儲備份設備。配備滿足工作需要的計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機以及刻錄機、移動存儲介質(zhì)等設備。

3.4 基礎軟件

應結合企業(yè)信息化的現(xiàn)狀，在統(tǒng)籌利用企業(yè)業(yè)已運行的基礎軟件系統(tǒng)的基礎上，結合企業(yè)數(shù)字檔案館（室）開發(fā)和運行的需要，配備正版或經(jīng)過規(guī)范測試、登記的自主開發(fā)的基礎軟件，如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、中間件、全文檢索工具、光學字符識別軟件等。

3.5 其他設施

應根據(jù)需要配備相對獨立、符合安全保密要求的檔案數(shù)字化加工場所和電子檔案閱覽場所。

4 電子檔案管理系統(tǒng)建設

4.1 收集功能

1）電子文件登記

具備電子文件手工登記功能，元數(shù)據(jù)項在滿足國家有關標準要求的前提下，可根據(jù)需要增減，具有元數(shù)據(jù)手工登記校驗功能；可對電子文件元數(shù)據(jù)根據(jù)權限進行更改、刪除、檢索、全文掛接等操作。

2）電子文件和電子檔案在線接收

應具有符合《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》有關要求，從業(yè)務系統(tǒng)接收電子文件及其元數(shù)據(jù)的接口。具有從其他電子檔案管理系統(tǒng)接收電子檔案的功能，功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有關要求。

3）電子文件和電子檔案離線接收

應具備電子文件、電子檔案和其他數(shù)字資源離線批量導入功能，支持常見的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元數(shù)據(jù)文件及符合長期保存要求的文件格式全文文件的導入接收，并實現(xiàn)元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)與對應電子文件、電子檔案的自動關聯(lián)。

數(shù)據(jù)導入過程中應支持數(shù)據(jù)的校驗，如是否唯一、是否可以為空、日期格式是否正確等。當出現(xiàn)部分數(shù)據(jù)導入失敗，應提供報告，指明哪些數(shù)據(jù)導入失敗。如出現(xiàn)中斷（如：斷電、斷網(wǎng)、死機等），應支持斷點續(xù)傳，再次導入時從中斷記錄處接續(xù)導入。電子檔案的離線接收功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有關要求。

4）電子文件和電子檔案接收檢測

應具備電子文件和電子檔案接收的檢測功能，能根據(jù)電子文件歸檔和電子檔案接收的檢測要求對接收的電子文件的“四性”和電子檔案的有關屬性進行檢測，對檢測不符合要求的電子文件或電子檔案進行標記。

5）傳統(tǒng)載體檔案全文信息上傳掛接

具備傳統(tǒng)載體檔案全文信息上傳掛接功能，支持單個、批量文件上傳等方式，能建立目錄與其對應全文間的關聯(lián)關系，并保持關聯(lián)關系穩(wěn)定。

4.2 整理功能

4.2.1 分類

按照企業(yè)確定的分類方案，將歸檔文件進行分類，給定分類代號，并支持按年度、保管期限、機構（問題）等多種分類方案分類。

4.2.2 劃定保管期限

按照檔案保管期限表對歸檔文件劃定保管期限。

4.2.3 組件

對來自不同系統(tǒng)的歸檔電子文件按照組件規(guī)則組成“件”，并對件內(nèi)文檔按一定的規(guī)則進行排序。

4.2.4 組成保管單位

能對歸檔文件按照設定規(guī)則自動或在人工干預下組成保管單位，并能按規(guī)則將保管單位內(nèi)文件排序定位。能在人工干預下調(diào)整歸檔文件所屬保管單位并重新排序定位。

4.2.5 編號

依據(jù)檔號編制規(guī)則形成檔號，所形成檔號唯一、簡明、合理、穩(wěn)定、可擴充。

4.2.6 編目

根據(jù)需要能夠編制各種目錄。提供規(guī)范的檔案目錄模板，方便套打出案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、備考表、卷（盒）封面和脊背等。應支持進行目錄模板制作，用戶可以對模板中的字體、打印內(nèi)容、排序方式等進行調(diào)整。應提供打印預覽功能，并支持多模板批量生成和打印功能。

4.2.7 關聯(lián)關系建立

具有建立同一件歸檔文件不同載體間或是文件間關聯(lián)關系功能。

4.2.8 表格導出

支持案卷封面、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄或全引目錄、案卷目錄、備考表等信息的通用格式文件導出功能。

4.3 保存功能

4.3.1 電子檔案存儲格式轉換與信息組織

支持電子檔案存儲格式的轉換，將存入系統(tǒng)的電子檔案轉換為符合長期保存要求的存儲格式。

系統(tǒng)可按《電子檔案移交與接收辦法》和離線存儲載體容量進行信息組織，將組織好的檔案存至相應的離線存儲載體上。

4.3.2 電子檔案長期保存

應支持采用遷移、仿真、封裝、檢測等方式保障數(shù)字檔案信息的長期保管；能對非通用格式電子檔案閱讀所需要的原始軟硬件在系統(tǒng)中進行標識。

4.3.3 檔案整理

系統(tǒng)應依據(jù)電子檔案保管和利用的業(yè)務要求分別建立相應數(shù)據(jù)庫。能根據(jù)全宗歸屬、分類號、保管單位序號及其整理規(guī)則、件號、件內(nèi)文檔排列規(guī)則等將電子檔案排列定位和呈現(xiàn)。

4.3.4 備份

應支持備份，包括軟件系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份和電子檔案備份，能根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度選擇在線、離線等不同的備份方式。

4.3.5 定期鑒定

支持輔助人工完成檔案的定期鑒定工作，根據(jù)保管期限、歸檔日期、密級等屬性自動列出到期檔案，提醒系統(tǒng)管理員或檔案管理員等進行銷毀前鑒定和保管期限調(diào)整、利用開放、密級調(diào)整等相關操作。

4.3.6 銷毀管理

支持對需銷毀檔案進行銷毀申請、審批、建立銷毀標記、監(jiān)銷、刪除等操作。

4.3.7 移交

具備根據(jù)進館要求或其他有關要求生成移交電子檔案信息包等功能，對已移交的電子檔案或其他數(shù)字資源進行移交時間及去向標識。

4.3.8 介質(zhì)管理

支持對存放電子檔案存儲介質(zhì)的統(tǒng)一管理，系統(tǒng)管理員可根據(jù)介質(zhì)保管的實際需求為相應電子檔案設置相應的存儲介質(zhì)。具有介質(zhì)預警功能，當剩余容量達到設定閾值時，通知系統(tǒng)管理員。

4.4 統(tǒng)計功能

應支持按照全宗、分類、時間、文件格式、利用情況等設定規(guī)則進行統(tǒng)計、結果顯示和打印，并以電子文件形式輸出統(tǒng)計數(shù)據(jù)，支持自定義報表功能。統(tǒng)計結果能按《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》給定格式輸出統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

4.5 利用功能

4.5.1 檢索

支持按屬性檢索檔案，具備精確檢索、模糊檢索、高級組合檢索、篩選檢索、關聯(lián)檢索、深入二次檢索等多種檢索方式；有條件的企業(yè)可開發(fā)全文檢索功能。

4.5.2 瀏覽

應支持對常見格式電子檔案或其他數(shù)字資源進行瀏覽，支持常見格式多媒體電子檔案或數(shù)字化檔案信息的播放。應具有電子檔案或數(shù)字化檔案信息按權限下載功能。

4.5.3 借閱

支持電子檔案借閱申請、審批、授權，具有實體檔案借閱預約、催還、歸還等功能，審批流程符合檔案利用管理制度。

4.5.4 編研

支持用戶根據(jù)實際需求設置編研專題，能自動將符合該專題條件的檔案進行歸集。

4.5.5 開放利用設置

支持對目錄數(shù)據(jù)及全文設置開放利用標識。

4.5.6 復制管理

具有電子檔案復制申請、審批功能，能夠進行復制；具有實體檔案復制申請、審批、復制件分發(fā)登記等功能。

4.5.7 利用效果反饋

支持用戶對利用檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟效益或社會效益進行反饋。

4.5.8 知識管理

可根據(jù)需要開發(fā)知識管理功能，支持檔案信息的知識標簽、知識地圖、檔案信息深層次加工、檔案信息主動推送等。

4.6 系統(tǒng)管理功能

4.6.1 日志管理

應有日志記載功能，記錄系統(tǒng)啟動和關閉信息、用戶登錄信息等，每條日志至少應記錄操作對象、用戶、時間、計算機、操作類型等屬性。提供針對日志的檢索、審計、統(tǒng)計功能。

支持按照一定規(guī)則自動生成日志審計報表，支持日志導出、刪除、審批等操作。

4.6.2 系統(tǒng)設置

支持對檔案流程化管理，可根據(jù)不同類別檔案管理要求設置相應管理流程，可對流程進行跟蹤與回溯。

支持代碼表的設置維護，如：年度、保管期限、密級、部門、分類號等代碼；系統(tǒng)中的分類方案可根據(jù)用戶需求增減。

支持元數(shù)據(jù)的設置維護，可以定義字段名稱、類型、是否為空、是否唯一、字符串長度限制、取值范圍、組合字段等信息。

具備全宗設置功能，能實現(xiàn)區(qū)分全宗進行管理。

4.6.3 用戶管理

支持直接錄入用戶信息和通過接口方式讀取其他系統(tǒng)中的用戶信息，支持用戶與IP地址綁定，支持“三員”分立。

4.6.4 組織機構設置管理

支持直接錄入組織機構信息和通過接口方式讀取其他系統(tǒng)中的組織機構信息，支持組織機構的多級管理功能。

4.6.5 權限管理

具備權限管理功能，保證授權用戶能夠在其權限范圍內(nèi)進行合法操作。權限可以精細地控制指定用戶對指定檔案記錄的訪問和使用。系統(tǒng)應支持設置權限有效期，到期后系統(tǒng)自動取消權限。

4.6.6 多全宗管理

可對納入管理的每個立檔單位建立全宗單位，支持全宗群管理，每個全宗單位有唯一全宗號、全宗名稱。每個全宗單位的功能、檔案類型、檔案數(shù)據(jù)、機構組織、用戶、流程、權限等相對獨立、互不影響。

4.6.7 工作過程記錄管理

應具備詳細記錄類似全宗卷信息的功能，以記錄數(shù)字檔案館（室）管理過程。

4.7 傳統(tǒng)載體檔案輔助管理功能

4.7.1 傳統(tǒng)載體檔案信息采集

具備傳統(tǒng)載體檔案目錄著錄和全文掛接功能，目錄數(shù)據(jù)項在滿足國家有關標準要求的前提下，可根據(jù)需要增減。目錄數(shù)據(jù)采集時應具有校驗功能。

4.7.2 檔案存放位置管理

能根據(jù)庫房余量和檔案的全宗歸屬、分類、檔號等規(guī)則對傳統(tǒng)載體檔案提出存放位置建議，并在位置確定后進行排列定位。

4.7.3 智能庫房管理

有條件的單位可設置智能庫房管理功能，根據(jù)現(xiàn)實庫房虛擬出檔案所在庫房、區(qū)域及檔案柜架的列、節(jié)、層、排位等，實現(xiàn)對實體檔案所在庫房位置的管理；電子檔案管理系統(tǒng)支持與智能密集架、PDA設備、條碼槍、電子標簽等硬件設備的集成，實現(xiàn)實體檔案的快速定位、出庫、入庫、盤點等操作；支持與溫濕度監(jiān)控設備的集成，實現(xiàn)檔案庫房的溫濕度智能調(diào)控。

4.8 其他可選功能

有條件的企業(yè)可根據(jù)自身需要，增加諸如文件材料分發(fā)控制、工作計劃進度管理、業(yè)務監(jiān)督指導等功能。

5 數(shù)字檔案資源建設

數(shù)字檔案資源建設是企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設的重點任務，包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔及專題數(shù)據(jù)庫建設。

5.1 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

一定數(shù)量的檔案數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案館（室）發(fā)揮效用的基礎，存量檔案數(shù)字化率宜達到70%以上。

企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的內(nèi)容和范圍如下：

1）經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理、行政管理、黨群工作等管理類檔案除已到保管期限、短期或10年期檔案外，應全部數(shù)字化；有條件的單位可全部數(shù)字化。對于有正本、文稿處理單、修改底稿等的檔案，可只對正本和文稿處理單進行數(shù)字化；具有重要修改內(nèi)容的歷次修改稿和重要檔案的歷次修改稿需數(shù)字化。

2）正在研制或正在生產(chǎn)的核心產(chǎn)品或核心業(yè)務檔案應全部數(shù)字化，非核心產(chǎn)品、已停產(chǎn)的產(chǎn)品、非核心業(yè)務檔案可根據(jù)企業(yè)實際需要有選擇地數(shù)字化。

3）科研檔案應全部數(shù)字化。

4）生產(chǎn)、科研、辦公、生活建筑物的可行性研究、設計、施工、竣工驗收等階段的質(zhì)量管理檔案、竣工圖檔案應進行數(shù)字化，其他階段形成的檔案可有選擇地數(shù)字化。

5）設備儀器檔案應依據(jù)重要程度有選擇地數(shù)字化。

6）會計檔案數(shù)量較大，可根據(jù)企業(yè)需求和人力、物力配置情況有選擇地數(shù)字化。

7）職工檔案的數(shù)字化，需檔案部門與人力資源管理部門充分協(xié)商后按照黨和國家組織、人事部門的有關規(guī)定確定。

紙質(zhì)檔案（含照片）數(shù)字化技術要求按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）進行，錄音、錄像等多媒體檔案數(shù)字化參照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62-2017）進行。

5.2 電子文件歸檔

企業(yè)電子文件歸檔范圍應包括各業(yè)務活動中形成的各種結構化和非結構化數(shù)據(jù)，以獨立文檔形式存儲的具有保存價值的信息記錄，包括辦公自動化系統(tǒng)、產(chǎn)品或業(yè)務系統(tǒng)、財務會計管理信息系統(tǒng)、人力資源管理信息系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站、微博、微信、公務郵件系統(tǒng)及本企業(yè)其他職能活動業(yè)務系統(tǒng)中形成的電子文件，以及從外部接收的電子文件。企業(yè)有些信息系統(tǒng)有可能通過租用基礎設施或以云計算服務的形式存在，所形成的電子文件不一定存在于本企業(yè)的服務器中，但其產(chǎn)生的電子文件也應納入本企業(yè)文件材料歸檔范圍予以歸檔。企業(yè)已實施的支撐主營業(yè)務的信息系統(tǒng)均應具有歸檔功能，導出的歸檔電子文件存儲格式、元數(shù)據(jù)等均應符合電子文件歸檔和電子檔案管理的有關要求。數(shù)字檔案館（室）建設期間應完成辦公自動化系統(tǒng)形成的電子文件歸檔并實現(xiàn)至少一個核心業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔。

5.3 專題數(shù)據(jù)庫建設

專題數(shù)據(jù)庫建設是在現(xiàn)有數(shù)字檔案資源的基礎上，通過有組織的分析、篩選、整合，把某一特定專題的檔案集中、有序、系統(tǒng)地組織在一起。如企業(yè)歷屆領導、技術專家和各種先進人物檔案專題數(shù)據(jù)庫，企業(yè)機構沿革、黨代會、職代會等會議類專題檔案數(shù)據(jù)庫，政策法規(guī)類專題檔案數(shù)據(jù)庫，建設項目和設備儀器專題檔案數(shù)據(jù)庫，產(chǎn)品或?qū)ｍ棙I(yè)務專題檔案數(shù)據(jù)庫，科技項目和成果專題檔案數(shù)據(jù)庫，企業(yè)質(zhì)量或安全事故專題檔案數(shù)據(jù)庫等。

6 制度規(guī)范建設

6.1 制度建設

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設應制定數(shù)字檔案館（室）人員崗位職責，系統(tǒng)運行維護管理制度，機房、檔案數(shù)字化加工場所管理制度，數(shù)字檔案館（室）安全與保密管理制度等。

6.2 標準規(guī)范建設

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設應參考國家相關標準規(guī)范并結合本企業(yè)實際，形成本企業(yè)基于數(shù)字檔案館（室）的電子檔案收、管、存、用等方面的標準規(guī)范體系及實施要求，包括但不限于以下內(nèi)容：

6.2.1 企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化標準規(guī)范建設

紙質(zhì)檔案數(shù)字化可參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）制定，縮微膠片數(shù)字化參照《縮微膠片數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T 43-2009）制定，錄音、錄像等多媒體檔案數(shù)字化參照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62-2017）制定。企業(yè)如將檔案數(shù)字化外包，應將國家有關檔案數(shù)字化外包安全規(guī)范轉化為本企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設標準規(guī)范。

6.2.2 電子文件歸檔標準規(guī)范建設

規(guī)范本企業(yè)已實施的各類信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔業(yè)務，內(nèi)容包括各類信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的歸檔管理責任、歸檔范圍、歸檔流程及開發(fā)利用要求等。

6.2.3 檔案分類規(guī)范建設

應根據(jù)企業(yè)檔案自身特點制定企業(yè)檔案分類方案。

6.2.4 各類檔案管理及業(yè)務流程規(guī)范建設

包括管理類、產(chǎn)品或業(yè)務類、科研類、基本建設類、設備儀器類、會計類、職工類等各類檔案在電子檔案管理系統(tǒng)中收集、整理、存儲、保管和利用等規(guī)范。

6.2.5 檔案利用標準規(guī)范建設

包括企業(yè)檔案利用賦權原則，權限設置與更改流程，檔案利用審批流程，計算機輔助編研等規(guī)范。

6.2.6 安全與保密管理系列規(guī)范建設

應將安全與保密管理要求納入本企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設、運行維護各項規(guī)章制度和標準規(guī)范，建立數(shù)字檔案館（室）安全與保密職責，制訂安全與保密檢查、“三員”管理等制度。

7 安全保密體系建設

數(shù)字檔案館（室）建設與運行必須加強安全管理，遵守相關保密規(guī)定，安全設備配置齊全；嚴格控制信息資源利用范圍，制訂嚴密的信息發(fā)布審核制度，嚴格控制數(shù)據(jù)訪問權限；應制訂完善的數(shù)據(jù)接收、移交、銷毀等管理規(guī)范，制定備份規(guī)范。

管理涉密檔案的電子檔案管理系統(tǒng)，應按照涉密信息系統(tǒng)分級保護管理的要求進行安全設計和建設，并通過有關部門測評后方可投入使用。

管理非涉密檔案的電子檔案管理系統(tǒng)應根據(jù)系統(tǒng)重要程度及其實際安全需求，參照《計算機信息系統(tǒng)安全保護等級劃分準則》（GB/T 17859-1999）確定電子檔案管理系統(tǒng)應達到的安全等級，并依照《信息安全技術 信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》（GB/T 22239-2008）、《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》等開展安全建設和登記管理。

8 經(jīng)費與人才保障

8.1 經(jīng)費保障

經(jīng)費主要包括計算機硬件采購費，軟件開發(fā)、升級、購置、接口開發(fā)、評測費，運行維護費，傳統(tǒng)載體數(shù)字化費，項目實施費，人員培訓費等。企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設應按照整體規(guī)劃，制定相應的經(jīng)費計劃，確保軟硬件設備購置、實施經(jīng)費及管理經(jīng)費的落實，為企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的建設工作提供必要的保障。

8.2 人才保障

應結合本企業(yè)業(yè)務實際積極開展檔案部門人員的業(yè)務技能、信息化技能的培養(yǎng)。在人才引進方面，應注重檔案和信息化方面的人才引進，以滿足數(shù)字檔案館（室）建設和運行的需求。

9 建設步驟

企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設按照項目化運作，經(jīng)過規(guī)劃、立項、實施、驗收、維護等步驟分階段進行。

9.1 項目規(guī)劃

9.1.1 成立項目工作組織

企業(yè)在數(shù)字檔案館（室）建設初始應設立項目小組，小組主要由企業(yè)檔案部門人員、信息化部門人員、保密部門人員等組成，具體負責以下工作：

1）建設工作規(guī)劃、計劃、實施方案、制度制定；

2）建設工作實施推進；

3）建設工作檢查、總結與考核。

9.1.2 制定項目方案

9.1.2.1 現(xiàn)狀調(diào)研與分析

對本企業(yè)信息化現(xiàn)狀、國內(nèi)外數(shù)字檔案館（室）建設現(xiàn)狀，特別是各信息系統(tǒng)產(chǎn)生電子文件的管理情況，以及企業(yè)各部門對檔案利用需求情況進行充分調(diào)研。

9.1.2.2 可行性研究

從項目建設的必要性、成本、收益、風險等方面研究企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設的可行性，并形成可行性研究報告。

9.1.2.3 需求分析

對企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設的業(yè)務需求、功能需求和系統(tǒng)部署方式進行分析，形成需求任務書。

9.1.2.4 編寫數(shù)字檔案館（室）建設方案

內(nèi)容包括建設目標、建設內(nèi)容、建設步驟、經(jīng)費需求、實施計劃等；管理涉密檔案的數(shù)字檔案館（室）建設，還應同步編寫信息系統(tǒng)安全保密方案。

9.2 項目立項

企業(yè)應組織專家對項目可行性研究報告或建設方案進行論證評審，通過評審后提交本企業(yè)有關部門申請立項。

9.3 項目實施

9.3.1 人才隊伍建設

應通過提升現(xiàn)有人員技能和知識的方式充分發(fā)揮現(xiàn)有人員的作用；現(xiàn)有人員不足的，應通過引進、組建項目組等方式補充人員。

9.3.2 基礎業(yè)務完善與規(guī)范化

數(shù)字檔案館（室）建設是以現(xiàn)有的檔案工作為基礎開展的。在項目實施初期，需對本企業(yè)檔案管理基礎業(yè)務進行完善與規(guī)范。主要包括：完善檔案管理制度；理順檔案管理體制機制，實現(xiàn)檔案工作的集中統(tǒng)一；規(guī)范檔案管理業(yè)務流程；統(tǒng)一各卷夾、表格及檔案管理中涉及到的單據(jù)等。

9.3.3 制度標準規(guī)范制定

根據(jù)項目進展情況有步驟地采用或制定制度標準規(guī)范。應優(yōu)先采用國內(nèi)成熟標準規(guī)范作為本企業(yè)數(shù)字檔案館建設標準規(guī)范；國家標準規(guī)范不能滿足需求或無相應標準規(guī)范的應自主編制。形成的標準規(guī)范應定期更新。在企業(yè)數(shù)字檔案館（室）運行前，應完成所有制度標準規(guī)范的制訂，以使運行規(guī)范化。

9.3.4 硬件設備配備

鼓勵依托企業(yè)現(xiàn)有信息化基礎設施配置數(shù)字檔案館（室）建設和運行所需的硬件設備，以節(jié)約投資成本，提高人力、物力集成管理效率。對于現(xiàn)有硬件無法滿足的，應根據(jù)未來3至5年檔案數(shù)據(jù)增長情況、系統(tǒng)使用人數(shù)、安全保密需要、系統(tǒng)部署方式等予以配備。

9.3.5 電子檔案管理系統(tǒng)實施

9.3.5.1 系統(tǒng)開發(fā)

電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)主要工作如下：

1）需求設計

在充分征求企業(yè)檔案部門、業(yè)務部門、保密部門等有關部門意見的基礎上，對電子檔案管理系統(tǒng)的功能需求進行細化，形成功能需求方案。功能需求方案既應符合檔案管理的實際需要，又便于系統(tǒng)開發(fā)人員理解，能夠在系統(tǒng)開發(fā)中實現(xiàn)。

2）選定開發(fā)商

通過招標、競爭性談判等方式選定系統(tǒng)開發(fā)商。有條件的企業(yè)也可以自主開發(fā)。

3）商務談判

與選定廠商確定合同和協(xié)議文件，協(xié)商確定技術細節(jié)和系統(tǒng)開發(fā)、安裝的時間節(jié)點。

4）簽訂合同

根據(jù)商務談判確定的內(nèi)容簽訂正式合同，技術協(xié)議應成為正式合同的一部分。

5）定制開發(fā)

系統(tǒng)開發(fā)商根據(jù)前期確定的需求設計報告，對電子檔案管理系統(tǒng)原型進行定制開發(fā)。

6）系統(tǒng)安裝

系統(tǒng)開發(fā)商將開發(fā)好的系統(tǒng)在企業(yè)進行安裝，包括數(shù)據(jù)庫安裝、軟件安裝等。

9.3.5.2 基礎數(shù)據(jù)準備

主要工作包括界面設置、數(shù)據(jù)庫結構設置、檔案分類設置、代碼設置、賦權方案確定、用戶設置等。基礎數(shù)據(jù)應以文件形式保存，以供后續(xù)維護時備查。

9.3.5.3 系統(tǒng)測試

系統(tǒng)測試包括功能測試、性能測試、安全保密測試和兼容性測試。測試工作可自主進行，也可委托具有資質(zhì)的第三方機構完成。所有測試過程均應形成書面記錄，包括測試用例、測試過程、測試結果等。

9.3.5.4 人員培訓

對專職檔案管理人員、兼職檔案管理人員及系統(tǒng)維護人員等進行培訓。

9.3.5.5 系統(tǒng)切換和試運行

將運行在舊系統(tǒng)的業(yè)務和數(shù)據(jù)遷移到新系統(tǒng)中試運行，并對系統(tǒng)運行情況進行監(jiān)測。

9.3.5.6 系統(tǒng)的評價與驗收

系統(tǒng)試運行一段時間后，應組成驗收組對系統(tǒng)的目標、功能、質(zhì)量、使用效果及各項指標是否達到合同或技術協(xié)議規(guī)定的要求進行評審驗收。應根據(jù)評審過程中分析的結果，找出系統(tǒng)的薄弱環(huán)節(jié)，提出整改意見。

9.3.6 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化實施

按照“重要性、常用性、急用性、搶救性、珍貴性”的原則，并結合實際分步推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，將重要的、常用的、急用的、自然損壞老化嚴重的和珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化應以本企業(yè)自主完成為主，自主完成有困難的可采用外包，或采用外包與自主完成相結合的方式進行。檔案數(shù)字化外包應按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求做好安全管理工作。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化按如下方法進行：

1）管理類檔案數(shù)字化方法

經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理、行政管理、黨群工作等管理類檔案應按照先近后遠的原則，將最近形成的檔案先行數(shù)字化，以滿足頻繁利用的需要。對于即將到期的短期檔案或10年期檔案可不進行數(shù)字化。

2）產(chǎn)品和業(yè)務類檔案數(shù)字化方法

可按照正在研制和正在生產(chǎn)產(chǎn)品檔案、主營業(yè)務檔案、正在研制和正在生產(chǎn)非核心產(chǎn)品檔案、非核心業(yè)務檔案、停產(chǎn)產(chǎn)品檔案的順序進行數(shù)字化。

3）科研檔案數(shù)字化方法

按照獲獎等級、項目下達部門的層級順序進行數(shù)字化，即先數(shù)字化獲得國家級獎勵的，再數(shù)字化獲得部委級、省級獎勵的，最后數(shù)字化獲得企業(yè)級獎勵的；對于未獲獎的科研檔案按照國家級科技項目、省部級科研項目、企業(yè)級科研項目的順序進行數(shù)字化。

4）基本建設檔案數(shù)字化方法

按照建筑物功能、用途的重要程度來確定數(shù)字化順序?？蓪⑸a(chǎn)、科研建筑物檔案先數(shù)字化，其次是辦公建筑物檔案，最后是生活建筑物檔案。

5）設備儀器檔案數(shù)字化方法

按設備的價值、用途等標準來確定數(shù)字化的順序。

6）會計檔案數(shù)字化方法

會計檔案數(shù)量較大，可按照形成時間由近及遠進行數(shù)字化，即將最近形成的檔案先數(shù)字化，年代久的后數(shù)字化。

7）職工檔案數(shù)字化方法

對于職工檔案的數(shù)字化，檔案部門應與人力資源管理部門充分協(xié)調(diào)確定后按照國家組織、人事部門的有關規(guī)定開展數(shù)字化。

9.3.7 檔案專題數(shù)據(jù)庫建設

應以需求為導向，選擇利用率高、內(nèi)容重要的檔案資源建設檔案專題數(shù)據(jù)庫。

9.3.8 電子文件歸檔實施

在電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀評估的基礎上，制定詳細的技術方案和電子文件歸檔計劃，提出系統(tǒng)和設備改造方案，在系統(tǒng)和設備改造到位后有步驟地開展電子文件歸檔工作。

電子文件歸檔有關工作和要求參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》和國家有關規(guī)定的要求進行。

正在實施或?qū)⒁獙嵤┑男畔⑾到y(tǒng)應按照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》和國家有關規(guī)定的要求做好相關工作，待投入運行后根據(jù)該類電子文件形成的數(shù)據(jù)特點開展電子文件歸檔。

對接收的電子文件和電子檔案要按照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》有關要求和國家有關規(guī)定進行真實性、完整性、可靠性、可用性檢測，確保其長期可用。

9.4 項目驗收

完成數(shù)字檔案館（室）建設工作的企業(yè)應形成數(shù)字檔案館（室）建設總結報告、試運行報告、系統(tǒng)檢測報告和用戶報告等，組織內(nèi)、外部專家根據(jù)設計方案、合同協(xié)議、任務書等進行驗收，建設工作達到《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》要求的，可向檔案行政管理部門申請測評驗收。

9.5 項目運維

項目運維應參照《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》（DA/T 56-2014）的要求開展以下工作：

1）結合企業(yè)實際建立數(shù)字檔案館（室）運維工作的組織機構，明確其職責。

2）根據(jù)企業(yè)實際確定數(shù)字檔案館（室）運維對象和內(nèi)容，選擇適當?shù)倪\維模式。電子檔案管理系統(tǒng)宜采用外包模式運維，并將運維費用納入采購費用。

3）根據(jù)運維制度開展數(shù)字檔案館（室）的基礎設施、電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等的運維工作。